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文檔一體化管理工具、平臺或系統(tǒng)，通過收集、管理、共享、更新、創(chuàng)新等過程，快速獲取內(nèi)外部的知識并加以儲備，這些知識可以高效地輸送到單位組織的每一個成員；提高工作成效，減少錯誤率和重復(fù)性工作。從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考，這將成為組織的智慧資本，有助于幫助單位組織做出正確決策，適應(yīng)時代的高速發(fā)展，應(yīng)對市場變遷。簡而言之，單位組織的文檔一體化管理就是知識收集、存儲、管理、共享、迭代、創(chuàng)新、再利用的一個全生命周期過程。
文檔一體化管理系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋哪些基礎(chǔ)功
1、多元化收集知識
支持多種類型的知識，如圖片、視屏、各種文檔（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等。
2、方便結(jié)構(gòu)化存儲
對于企事業(yè)單位組織來說，知識的存儲量較大較雜，需要文檔一體化管理工具，結(jié)構(gòu)化分類存儲，例如多級欄目、多屬性、多標(biāo)簽、多條目、甚至可以自定義管理....
3、簡單、易學(xué)、易操作
單位組織的文檔一體化管理系統(tǒng)在使用上越簡單越好，做到人人皆是知識創(chuàng)作者，人人都是知識的運(yùn)用者。不方便操作，無法讓所有人的知識方便管理，那么單位的文檔一體化管理效果將大大折扣。
4、文檔一體化管理系統(tǒng)使用成本
使用成本的高低關(guān)乎性價比，單位組織在文檔一體化管理平臺選擇上，建議大家選擇試錯成本低的工具，比如企業(yè)專門研發(fā)的方向是文檔、檔案管理為基礎(chǔ)的文檔一體化管理平臺，通常比較靠譜，多考慮的是協(xié)同、沉淀、分享、安全；若是建立在OA基礎(chǔ)上的文檔一體化管理系統(tǒng)，重視的就是流程管理，往往在沉淀和規(guī)范利用方面比較缺乏，所以建議大家多調(diào)研產(chǎn)品研發(fā)背景和產(chǎn)品的真正優(yōu)勢和強(qiáng)項(xiàng)。當(dāng)然，現(xiàn)在市場上有很多專業(yè)做文檔一體化管理系統(tǒng)的企業(yè)，比如會博通綜合文檔一體化管理系統(tǒng)專注研發(fā)已經(jīng)超30年。
5、查詢與分享功能是否好用
分享的便利性很大程度影響到知識的流通與利用，是文檔一體化管理工具必備的重中之重。分享不方便無法解決信息孤島的情況。對于內(nèi)容資料很多的知識庫而言，一個好的搜索功能是剛需，全文檢索，條目檢索，關(guān)鍵詞檢索，依權(quán)限檢索等等已經(jīng)成為優(yōu)秀文檔一體化管理系統(tǒng)的高級評價范疇。
6、編輯輕松多人協(xié)作
文檔一體化管理系統(tǒng)除了存儲管理外很重要的一點(diǎn)是編輯內(nèi)容，編輯就要考慮編輯器是否好用，主流編輯方式是否都具備，團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯功能幾乎必不可少，畢竟是和團(tuán)隊(duì)使用的文檔一體化管理平臺，伴隨著協(xié)作編輯，操作記錄痕跡的永久化保存就顯得異常重要。小編目前了解到操作痕跡永久保存這部分，做得最好的文檔一體化管理系統(tǒng)首推“會博通”。
7、多重權(quán)限管理，數(shù)據(jù)可備份
文檔一體化管理系統(tǒng)是企業(yè)單位組織資料的匯總平臺，因此需要多級權(quán)限管理功能去約束不同級別成員的操作權(quán)利，從而保護(hù)數(shù)據(jù)安全。當(dāng)然說到數(shù)據(jù)安全最重要的是數(shù)據(jù)是否被自己所掌握，類似像一些云知識庫平臺就應(yīng)提供此類的功能。
